Ваш город:
Москва

Вкалывают роботы, а не человек… Об электронном документообороте в кадрах.

Сорокина Наталья Валерьевна

Сорокина Наталья Валерьевна

Эксперт в области финансов, бухгалтерского учёта, налогов и трудового права, MBA. Исполнительный директор.
с 2000 года
Стать автором блога

Все процессы хозяйственной деятельности организации все больше и больше переводятся на электронный документооборот. Нововведение добралось и до кадрового учета. Так, на основании закона № 377- ФЗ «О внесении изменений в Трудовой Кодекс РФ» в ТК РФ добавлены статьи 22.1-22.3, электронный документооборот внедряется в сферу трудовых отношений.

В соответствии со статьей 22.1 ТК РФ, под электронным документооборотом в сфере трудовых отношений понимается создание, подписание, использование и хранение работодателем, работником или лицом, поступающим на работу, документов, связанных с работой, оформленных в электронном виде без дублирования на бумажном носителе, за исключением случаев, предусмотренных настоящей статьей и статьями 22.2 и 22.3 Кодекса. 

Вкалывают роботы1.jpeg

Если вашей организацией принято решение перехода на электронный документооборот, вам необходимо провести ряд подготовительных мероприятий, отображенных в Федеральном Законе (ст.22.2 и 22.3 ТК РФ).


Первое и основное, что нужно сделать, это разработать локальный нормативный акт, который будет содержать порядок перехода на ЭДО и следующую информацию (часть 2 статьи 22.2 ТК РФ):

  • сведения об информационной системе, с использованием которой работодатель будет осуществлять электронный документооборот;
  • порядок доступа к информационной системе работодателя;
  • перечень электронных документов и перечень категорий работников, в отношении которых осуществляется электронный документооборот;
  • срок уведомления работников о переходе на взаимодействие с работодателем посредством электронного документооборота;
  • сведения о дате введения электронного документооборота.


Вкалывают роботы2.png



Итак, какие же кадровые документы закон позволяет оформлять электронно: 

  • приказы о приеме на работу и о предоставлении отпуска, 
  • трудовой и ученический договоры, 
  • договор о полной материальной ответственности, 
  • другие документы.

Помните, не все документы можно оформлять электронно. Остаются те, которые и дальше будут вестись только на бумажном носителе.


Вкалывают роботы3.jpeg

К таковым относятся:

  • трудовая книжка (при этом, по желанию сотрудника, можно осуществить переход на электронную трудовую книжку);
  • электронные сведения о трудовой деятельности работника (СЗВ-ТД);
  • приказ об увольнении;
  • документы по охране труда, которые работник обязан подписать лично;
  • акт о несчастном случае в клинике.


На заметку: у сотрудников, перешедших на электронный документооборот, должна быть в наличии усиленная квалифицированная, усиленная неквалифицированная или простая электронная подпись. Выбор вида электронной подписи зависит от подписываемого документа и регулируется Федеральным Законом.

Выпуск электронной подписи производится за счет средств работодателя. При этом работник или лицо, поступающее на работу, вправе использовать ранее полученную самостоятельно усиленную квалифицированную электронную подпись (ч. 13 ст. 22.2 ТК РФ).

Имейте в виду, что решение о переходе на электронный документооборот работодатель принимает самостоятельно. Это его право, а не обязанность.

Что получает организация при переходе на электронный документооборот?


Сокращение расходов на бумагу, на заправку и покупку новых картриджей, на приобретение архивных папок и файлов для хранения документов. Снижение трудозатрат и повышение производительности и эффективности труда работников кадровой службы. Исключается необходимость отслеживать возврат подписанных документов, тем самым сокращается перечень потерянных или не подписанных документов. Появляется возможность организации дистанционного поиска, найма и трудоустройства сотрудников на работу.

На заметку: дистанционно оформить увольнение сотрудника не получится, так как приказ об увольнении является одним из документов, которые нельзя перевести на электронный документооборот, так как он обязательно должен быть подписан сотрудником собственноручно.


Не забывайте, что до перехода на электронный документооборот необходимо законодательно настроить и закрепить правила использования системы, в том числе, составить локальный нормативный акт, собрать у сотрудников их письменные согласия, внести уточнения в трудовые договоры, обязательно оформить согласие на обработку персональных данных при использовании системы - подробный перечень всех мероприятий указан в Федеральном законе № 377-ФЗ.

Позвольте роботам поработать ответственно!

Поделиться:
Дата публикации: 20 января `22
Похожие статьи

А вы позаботились об обновлении онлайн-кассы?

С 1 января 2019 года формат фискальных документов версии 1.0 утратит силу, их сменят форматы фискальных документов с версией 1.05 или 1.1.
14 ноября `18 13153

Прибыль есть, а где деньги?

Далеко не всегда прибыльный бизнес бывает денежным, а наличие денежных средств на счетах компании означает, что есть прибыль.

Успеть сделать в уходящем годе

Завершаем календарный год, а это значит, что многое необходимо предусмотреть и успеть сделать до окончания отчетного периода. Разговор не о банальных инвентаризациях основных средств, сверке с контрагентами или списании безнадежной задолженности. Руководителю нельзя упустить не менее важные моменты, обратив внимание на которые, можно значительно снизить затраты и избежать штрафов. О некоторых из них я напомню.
30 ноября `21 5194

Торговый сбор

Клиники эстетической медицины очень часто, помимо оказания медицинской помощи, занимаются торговлей косметическими препаратами. Оказывается, правила не везде одинаковы!
11 ноября `18 13157
Комментарии Нет комментариев
Здесь пока нет комментариев. Оставьте свой комментарий первым!
 

 

Авторизуйтесь или , чтобы оставить комментарий.

 

 
Информационный ресурс www.estetic-gid.ru не является СМИ. Права на материалы сайта принадлежат их владельцам. Вся информация, размещаемая на сайте www.estetic-gid.ru, охраняется в соответствии с законами РФ. Воспроизведение, распространение, переработка информации разрешена только с письменного согласия администрации. Вся представленная на сайте информация носит исключительно информационный характер и не является публичной офертой. По всем медицинским вопросам необходимо обращаться к специалистам. Лечение, применение лекарственных или косметических средств без консультации специалиста может нанести вред вашему здоровью. Информация, размещенная на сайте, могла быть получена из открытых источников и ответственность за её достоверность администрация сайта www.estetic-gid.ru не несёт. Отзывы являются оценочными суждениями их авторов и не имеют отношения к администрации сайта. Ответственность за достоверность отзыва несёт его автор. Все вопросы и предложения о сотрудничестве и работе портала Вы можете отправлять на электронный адрес info@estetic-gid.ru или по номеру телефона 8 (800) 222-48-64
Войдите или зарегистрируйтесь!
Подписка на рассылку

Хотите быть в курсе последних событий?

ЗАКРЫТЬ