Вкалывают роботы, а не человек… Об электронном документообороте в кадрах.

Все процессы хозяйственной деятельности организации все больше и больше переводятся на электронный документооборот. Нововведение добралось и до кадрового учета. Так, на основании закона № 377- ФЗ «О внесении изменений в Трудовой Кодекс РФ» в ТК РФ добавлены статьи 22.1-22.3, электронный документооборот внедряется в сферу трудовых отношений.

В соответствии со статьей 22.1 ТК РФ, под электронным документооборотом в сфере трудовых отношений понимается создание, подписание, использование и хранение работодателем, работником или лицом, поступающим на работу, документов, связанных с работой, оформленных в электронном виде без дублирования на бумажном носителе, за исключением случаев, предусмотренных настоящей статьей и статьями 22.2 и 22.3 Кодекса. 

Если вашей организацией принято решение перехода на электронный документооборот, вам необходимо провести ряд подготовительных мероприятий, отображенных в Федеральном Законе (ст.22.2 и 22.3 ТК РФ).

Первое и основное, что нужно сделать, это разработать локальный нормативный акт, который будет содержать порядок перехода на ЭДО и следующую информацию (часть 2 статьи 22.2 ТК РФ):

• сведения об информационной системе, с использованием которой работодатель будет осуществлять электронный документооборот;
• порядок доступа к информационной системе работодателя;
• перечень электронных документов и перечень категорий работников, в отношении которых осуществляется электронный документооборот;
• срок уведомления работников о переходе на взаимодействие с работодателем посредством электронного документооборота;
• сведения о дате введения электронного документооборота.

Итак, какие же кадровые документы закон позволяет оформлять электронно: 

• приказы о приеме на работу и о предоставлении отпуска, 
• трудовой и ученический договоры, 
• договор о полной материальной ответственности, 
• другие документы.

Помните, не все документы можно оформлять электронно. Остаются те, которые и дальше будут вестись только на бумажном носителе.

К таковым относятся:

• трудовая книжка (при этом, по желанию сотрудника, можно осуществить переход на электронную трудовую книжку);
• электронные сведения о трудовой деятельности работника (СЗВ-ТД);
• приказ об увольнении;
• документы по охране труда, которые работник обязан подписать лично;
• акт о несчастном случае в клинике.

На заметку: у сотрудников, перешедших на электронный документооборот, должна быть в наличии усиленная квалифицированная, усиленная неквалифицированная или простая электронная подпись. Выбор вида электронной подписи зависит от подписываемого документа и регулируется Федеральным Законом.

Выпуск электронной подписи производится за счет средств работодателя. При этом работник или лицо, поступающее на работу, вправе использовать ранее полученную самостоятельно усиленную квалифицированную электронную подпись (ч. 13 ст. 22.2 ТК РФ).

Имейте в виду, что решение о переходе на электронный документооборот работодатель принимает самостоятельно. Это его право, а не обязанность.

Что получает организация при переходе на электронный документооборот?

Сокращение расходов на бумагу, на заправку и покупку новых картриджей, на приобретение архивных папок и файлов для хранения документов. Снижение трудозатрат и повышение производительности и эффективности труда работников кадровой службы. Исключается необходимость отслеживать возврат подписанных документов, тем самым сокращается перечень потерянных или не подписанных документов. Появляется возможность организации дистанционного поиска, найма и трудоустройства сотрудников на работу.

На заметку: дистанционно оформить увольнение сотрудника не получится, так как приказ об увольнении является одним из документов, которые нельзя перевести на электронный документооборот, так как он обязательно должен быть подписан сотрудником собственноручно.

Не забывайте, что до перехода на электронный документооборот необходимо законодательно настроить и закрепить правила использования системы, в том числе, составить локальный нормативный акт, собрать у сотрудников их письменные согласия, внести уточнения в трудовые договоры, обязательно оформить согласие на обработку персональных данных при использовании системы - подробный перечень всех мероприятий указан в Федеральном законе № 377-ФЗ.

Позвольте роботам поработать ответственно!